Adviesvaardigheden training

Opdrachtgever: Gemeente Haarlem
Projectleider: Joep de Munnik
Wie: 60 medewerkers van de afdeling omgevingsvergunningen
Wat: Training omgevingsbewust adviseren
Waar: Haarlem

Over de Gemeente Haarlem: afdeling omgevingsvergunningen

Bureau Regulering, Bureau Vergunningverlening en Bureau Planbegeleiding en Advisering vormen sinds een aantal jaar de afdeling Omgevingsvergunningen van de gemeente Haarlem. Er werken ongeveer 60 medewerkers. Zij worden betrokken bij vergunningsaanvragen op het gebied van bouw, monumenten, APV en milieu en sinds kort ook parkeren binnen de gemeente.

De samenwerking met Trainingproducties

Zorgvuldige voorbereiding:

Na overleg met het MT is besloten voorafgaand bijeenkomsten te hebben met groepjes deelnemers. Tijdens deze bijeenkomsten boden projectleider Joep de Munnik en trainingsacteur Floris van Tilburg de  aanwezige deelnemers de mogelijkheid vooraf hun wensen kenbaar te maken en reactie te geven op het concept programma t.a.v. adviesvaardigheden en klantgerichtheid. De gesprekken verliepen constructief en gaven een duidelijk beeld van achtergrond, werkpraktijk en sfeer van de afdeling.

Kick-off met alle deelnemers en het managementteam

Tijdens een gezamenlijke Kick-off licht het management de doelstellingen van het traject toe en benadrukt nut en noodzaak van een klantgerichte benadering van klanten voor de afdeling. Trainingproducties presenteert het programma en werkwijze van deze training. Hoogtepunt wordt gevormd door 2 acteurs van Trainingproducties, die praktijksituaties in beeld brengen. Via een goed/ fout- model wordt het omgevingsbewust gedrag inzichtelijk gemaakt. De deelnemers nemen actief deel, door de acteurs regieaanwijzingen te geven.

De training

Focus van de 2-daagse training ligt op adviesvaardigheden, die de volgende dag toepasbaar zijn in de eigen praktijk. Dit betekent, dat naast theoretisch onderbouwing van de verschillende adviesrollen en het adviesproces, deelnemers werken vanuit persoonlijke leerdoelen. De deelnemers oefenen en experimenteren intensief met praktijksituaties. Deelnemers worden zich al doende steeds meer bewust van hun eigen speelruimte, invloed en van de effecten van het eigen gedrag.

De trainer en trainingsacteur hebben in nauwe samenwerking het programma ontwikkeld. Hierdoor is er gedurende de training zeer gericht en op verschillende wijze geoefend met gedragsaspecten van professioneel adviseren.

Intervisie

Na de trainingsdagen volgen praktijkgerichte bijeenkomsten met de deelnemers. Zij bereiden een eigen praktijk-case voor, die ze ter advies voorleggen aan hun mededeelnemers. Door middel van verschillende Intervisie- en vraagmethodieken onderzoeken we: “wat zou jij doen..?” en geven de inbrenger hierover advies.

Tijdens deze bijeenkomsten blijkt, dat de training veel vernieuwd inzicht heeft gegeven en veel  losmaakt. We bespreken de knelpunten die werden ervaren bij de toepassing van nieuw gedrag.

Resultaten:

Voor de deelnemers persoonlijk levert de training inzicht in adviseren en de rol-keuzes die je daarbij hebt op. Zij leren de bijhorende communicatievaardigheden kennen en de spanningen in het krachtenveld rond hun werk en de verschillende rollen in het krachtenveld van de gemeente analyseren/herkennen. Zij krijgen meer gevoel bij en inzicht in het effect van rol-duidelijkheid en onderkennen het belang van het nemen van eigen rol-verantwoordelijkheid.

Voor de afdeling levert het een sterker beeld op van eigen positie als onderdeel van de gemeentelijke organisatie. Er ontstaat vernieuwde verbondenheid met de hiërarchische lijn en inzicht in de noodzaak van een klantgerichte invulling van de rol van adviseur.

Tijdens de training is stilgestaan bij grenzen stellen en feedback-geven aan de interne klant cq collega. Meer tegen elkaar, dan over elkaar praten versterkt de onderlinge samenwerking. Niet alleen tussen collega’s, maar ook tussen medewerkers en leiding zijn hier belangrijke stappen gezet.

Opdrachtgever Egbert Liefting

“Het management kijkt positief terug op de training adviesvaardigheden. De medewerkers hebben ook positief gereageerd op de inhoud en de medewerkers van Trainingproducties. Hun professionaliteit is zowel medewerkers als het management opgevallen. Uit de training kwamen meerdere knelpunten en aanbevelingen naar voren. Direct na de afloop van de training is een start gemaakt om deze knelpunten en aanbevelingen middels werkgroepjes uit te werken en tot uitvoering te brengen. Het management ervaart een veranderingsproces zowel in het omgevingsbewust adviseren van de medewerkers als een verandering in cultuur en samenwerkingsgerichtheid.”

Projectleider Joep de Munnik

“Ik ben erg tevreden. Het was een boeiende tocht die ik met deelnemers en management mocht afleggen. Vanaf het begin was er nauw contact en overleg met de opdrachtgever en MT. Hierdoor was het mogelijk ook tussen de bijeenkomsten in open sfeer ervaringen uit te wisselen. Soms ging de weg over smalle paadjes, niet altijd makkelijk. Maar dat hoort nu eenmaal bij verandering. We hebben door inzet van verschillende vormen van begeleiding verdieping in de samenwerking aangebracht. Dit heeft gemaakt dat zowel management als medewerkers in de cursus adviesvaardigheden “uit hun stoel” zijn gekomen. Nu zijn ze in staat zelf verder te bouwen. Respect voor deze klant”.